Как защитить ворд от копирования и редактирования?

Работая с договорами, юристам часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда отправленный клиентам договор возвращается с некоторыми неожиданными корректировками в тексте. Я покажу, как можно настроить документ Word, чтобы клиенты могли вносить изменения только в определенных вами местах, а остальные части документа оставались неизменными. Это не сложнее, чем написать СМС одной рукой на 5-дюймовом смартфоне.

Для этого примера используется Microsoft Office Word 2015.

1. Для доступа к необходимым инструментам нам понадобится включить отображение вкладки «Разработчик»:

  • Открываем вкладку Файл.
  • Нажимаем кнопку Параметры.
  • Выбираем группу Настройка ленты .
  • В группе Настройка ленты, смотрим в правый блок Основные вкладки (он выбран по умолчанию).
  • Устанавливаем флажок в списке справа на строку Разработчик и жмем кнопку ОК.

2. Далее сохраняем документ в формате «Шаблон»:

  • Открываем вкладку Файл.
  • Выбираем Сохранить как.
  • В выпадающем списке раздела Тип файла выбираем Шаблон Word.
  • В диалоговом окне Сохранение документа вводим имя файла нового шаблона и жмем кнопку Сохранить.

3. Теперь мы воспользуемся инструментами «Разработчика».

  • Ставим курсор в место где хотим расположить редактируемое поле или просто выделяем часть текста, которую собираемся позволить редактировать.
  • На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выбираем команду Элемент управления с содержимым «обычный текст» . Это позволит другим пользователям вставить в это место любой текст без возможности форматирования (жирный, наклонный шрифт и т.д.).

4. Прежде чем заняться защитой документа надо объединить все вставленные в документ элементы в группу.

  • Ставим курсор в любое место документа и выделяем весь текст сочетанием клавиш: CTRL+A.
  • На вкладке Разработчик в группе Элементы управления жмем кнопку Группировать и выбираем команду Группировать.

5. Настало время заняться непосредственно защитой документа. Когда ваш документ будет защищен пользователи смогут заполнять только установленные элементы, а остальная часть документа будет недоступна для редактирования.

  • На вкладке Рецензирование справа выбираем Защитить и далее жмем Ограничить редактирование.
  • Нас интересует пункт Ограничения на редактирование – ставим в нем галку на Разрешить только указанный способ редактирования документа.
  • Далее в выпадающем меню выбираем Ввод данных в поля форм.
  • Ниже в пункте Включение защиты жмем Да, включить защиту.
  • Придумываем и вводим два раза пароль и жмем ОК. Сложность пароля на вашей совести.

Каждый документ Word связан с каким-то шаблоном. Если Вы для текущего документа используете настраиваемый шаблон, но забыли какой именно, то Word позволяет это очень легко выяснить. И также легко Вы можете изменить шаблон, связанный с текущим документом.

Замечание: Иллюстрации для этой статьи взяты из Word 2013.

Чтобы определить или изменить шаблон, связанный с текущим документом, Вам потребуется вкладка Разработчик (Developer). Включите отображение этой вкладки на Ленте и откройте её.

В разделе Шаблоны (Templates) нажмите Шаблон документа (Document Template).

Откроется диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates and Add-ins). В поле Шаблон документа (Document template) записано имя шаблона (или путь к файлу шаблона), связанного с текущим документом. Чтобы изменить шаблон, нажмите Присоединить (Attach).

В диалоговом окне Присоединение шаблона (Attach Template) автоматически откроется папка, выбранная по умолчанию для настраиваемых шаблонов. Выберите шаблон в этой папке или перейдите в другое расположение, чтобы выбрать другой шаблон. Затем нажмите Открыть (Open).

Теперь в поле Шаблон документа (Document template) показан полный путь к файлу шаблона. Если Вы хотите, чтобы стили документа автоматически обновлялись, при закрытии этого диалогового окна, поставьте галочку для параметра Автоматически обновлять стили (Automatically update document styles). Нажмите ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.

Содержимое документа изменится в соответствии с новым шаблоном. Стили, настраиваемые панели инструментов, макросы (если настраиваемый шаблон был создан и сохранён с расширением .dotm), сохранённые в шаблоне, теперь доступны в Вашем текущем документе.

Замечание: Присоединение шаблона к документу не добавляет к нему текст или картинки из этого шаблона. Это происходит только в том случае, когда вы создаёте из шаблона новый файл.

При закрытии Word, скорее всего, Вам будет показано диалоговое окно, как на рисунке ниже. Это предупреждение о том, что стили в шаблоне, который связан с документом, были изменены. Нажмите Сохранить (Save), чтобы сохранить изменения, Не сохранять (Don’t Save), если не хотите сохранять изменения, или Отмена (Cancel), чтобы вернуться к редактированию документа и не закрывать Word.

Замечание: Такое диалоговое окно может появиться, даже когда Вы не делали никаких изменений в шаблоне. Если Вы не хотите изменять шаблон, просто нажмите Не сохранять (Don’t Save).

Эту процедуру можно использовать и для того, чтобы отсоединить шаблон от документа. Для этого просто присоедините к документу шаблон Normal вместо существующего. Помните, что у каждого документа должен быть связанный с ним шаблон.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Дано: частично заполненный официальный бланк документа (например, бланк письма) в редакторе Microsoft Word 2016.
Задача: необходимо в данном бланке защитить часть текста от редактирования, например, шапку с реквизитами организации, а также положение даты и номера документа и блока, где должно указываться кому адресовано письмо. Вся нижняя область документа должна быть доступна для заполнения в свободном формате (вставка текста, таблиц или любого другого содержимого письма).
Решение оказалось не настолько очевидным, как я предполагала. В итоге использовала механизм группировки блоков (см. последний способ в конце документа).
Первое, что пришло в голову, это использовать парольную защиту документа. Хотя она всё-таки подходит больше для защиты всего документа (т.е. чтобы защитить от редактирования весь документ и разрешить изменять лишь некоторые области).
Поясню, почему данный способ мне не подошел.
Допустим есть следующий документ:

Требования к бланку документа следующие:

Итак, попытка первая — установка пароля на документ с разрешением редактирования некоторых областей.
Переходим на вкладку «Рецензирование» — блок «Защитить» — нажимаем кнопку «Ограничить редактирование».
В открывшемся блоке настроек ставим параметр «Разрешить только указанный способ редактирования документа» и в раскрывающемся списке «Только чтение».
Далее выделяем текст, который можно редактировать (с использованием Ctrl), и щелкаем «галку» «Все» в блоке «Исключения»:

Теперь можно нажать кнопку «Да, включить защиту» и установить пароль.
Таким образом, редактировать можно будет только те области, которые были ранее выделены.
Однако шаблон документа с таким способом редактирования был отвергнут пользователями из-за некрасивой подсветки редактируемых полей и квадратных скобок. После защиты поля подсвечивались желтым цветом:

В принципе не плохо для небольших полей, вроде номера и даты документа, но желтая подсветка для большого свободного поля ввода не подходила пользователям.
Попытка вторая — установка пароля на документ с разрешением заполнения полей форм.
При использовании полей форм ввода можно скрывать их подсветку, однако у них есть недостаток: при включении защиты эти поля нельзя форматировать, т.е. нельзя устанавливать жирность, курсив, не говоря уже о вставке таблиц.
Вот этот способ:
Переходим на вкладку «Разработчик» (если ее нет, то в параметрах программы в блоке «Настроить ленту» ставим «галку» напротив пункта «Разработчик»).
Теперь выделяем первый фрагмент текста, который нужно разрешать редактировать и на вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» выбираем кнопку «Форматированный текст»:

На месте выделенного текста появится блок, как показано на рисунке. Теперь нажимаем кнопку «Свойства» на ленте и тут можно указать, чтобы границы блока вообще не отображались, а также установить подсказку:

В итоге таких настроек элемент будет выглядеть примерно так:

После установки таких полей на все нужные фрагменты можно включать парольную защиту, только в блоке ограничений вместо пункта «Только чтение» нужно выбрать «Ввод данных в поля форм»:

Тоже хороший вариант для небольших полей и некрасивой подсветки нет, однако при включении пароля, у документа отключается возможность форматирования (кнопки не активны и горячие клавиши тоже не работают, хоть и был задан элемент управления «Форматированный текст»):
Таким образом, данный вариант тоже не подходит для нашей задачи.
После различных экспериментов нашелся один интересный вариант защиты блоков текста без использования паролей.
Для этого нам понадобиться кнопка «Группировать» на вкладке «Разработчик»:
Итак, открываем бланк документа, выделяем блок текста, который нужно защитить от редактирования, и нажимаем кнопку группировать:
Теперь блок нельзя редактировать.
Если же включить режим конструктора, то увидим блок группы:
Для надежности, чтобы пользователь не мог удалить этот блок, переходим в свойства группы (по кнопке «Свойства») и ставим «галку» «Элемент управления содержимым нельзя удалить»:
Для включения редактирования обратно нужно сделать всё в обратном порядке: снять галку запрета удаления и разгруппировать блок.
Таким образом, защиту шапки можно сказать сделали. Такую защиту пользователь может снять, однако многие просто не знают, как это сделать.
Теперь рассмотрим вариант защиты расположения блоков даты и номера документа с возможностью ввода в них данных.
Для удобства ввода и сохранения линий подчеркивания сделаем для данного блока следующую таблицу:
В места ввода даты и номера документа, а также блок «Кому» вставляем поля ввода:
В свойствах полей указываем, что их нельзя удалить (см. скрин выше в статье).
Теперь нужно защитить саму таблицу от изменения: выделяем всю таблицу и нажимаем уже известную нам кнопку «Группировать», а также ставим в свойствах защиту от удаления:
Сохраняем полученный документ. Теперь его можно отдавать пользователям. Они будут заполнять бланк, не меняя основных защищенных элементов, например:
При печати документ будет выглядеть так, как и задумывалось:
См. также Квадратные скобки в Word 2013 — как удалить
(с) Ella S. Если Вам понравилась статья, пожалуйста, поставьте лайк, сделайте репост или оставьте комментарий. Если у Вас есть какие-либо замечания, также пишите комментарии.

Если вы не хотите работать в одиночку, Microsoft Word 2016 упрощает совместную работу

, Даже тогда вы, возможно, не захотите позволять кому-либо вносить какие-либо изменения в документ. Вы можете включить защиту в слове и поделиться ими как документами только для чтения или открыть их только для комментариев.

Тогда есть третий тип защиты, где вы можете разрешить внесение изменений только в определенные части документа.

Как внести изменения в документ Word с ограниченным доступом

Здесь вы включаете защиту, но также отмечаете области документа, которые могут быть изменены вашим соавтором.

  1. Перейти к Лента> Обзор> Защита группы> Ограничить редактирование.
  2. Под Редактирование ограничений, установите флажок для Разрешить только этот тип редактирования в документе.
  3. Выбрать Без изменений (только чтение) из выпадающего списка.
  4. Теперь вы хотите защитить документ, а также разрешить редактированию некоторых его частей вашей командой. Выберите часть документа, в которой вы хотите разрешить изменения. Вы можете выбрать несколько частей документа одновременно. Сначала выберите нужную деталь, затем, удерживая клавишу CTRL, выберите другие детали.
  5. Исключения Эта настройка помогает вам выбрать любого, кто открывает документ, или конкретных пользователей, чтобы редактировать выбранную вами часть. Итак, установите флажок для Каждый или нажмите на Больше пользователей и введите имена пользователей или адреса электронной почты конкретных членов команды.
  6. Идти к Начать исполнение и нажмите кнопку для Да, начать принудительную защиту.
  7. Начать принудительную защиту отображается диалоговое окно с возможностью установить пароль. Пользователи, которые знают пароль, могут удалить пароль и работать со всем документом. Если нет, они могут редактировать только выбранные части, которые открыты для них.

Это становится ограниченным документом. Когда кто-то получает файл Word, он может вносить изменения в определенную часть документа, если у него есть разрешение на это. Ограничить редактирование На панели задач есть кнопки навигации для перемещения по тем областям документа, которые они имеют право изменять.

Кредит изображения: dennizn /

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *