Нотариально заверенная копия паспорта

В настоящее время одним из актуальных вопросов при переезде или оформления владением недвижимости за границей, является предоставление нотариальной копии и нотариально удостоверенного перевода паспорта (это касается как граждан Украины, так и иностранцев).

Также, нотариально заверенная копия паспорта является обязательным документом, если человек планирует оформить вид на жительство за рубежом либо же стать учредителем иностранной компании.

Аналогичное же требование присутствует при открытии счетов в иностранных банках и других финансовых организациях, условиями которых есть обязательное предоставление нотариально заверенных копий определенного списка документов – одним из которых является паспорт лица, имеющего право распоряжения счетом.

Стоит также сказать, что украинское законодательство содержало норму прямого запрета на заверение нотариусами копий каких-либо паспортов.

При этом, ее возможно было законным путем обойти, так как оставалась действовать другая норма Закона Украины «О нотариате», которая предусматривала такой вид нотариального действия – выдачу свидетельства, содержанием которого было подтверждение нотариусом факта удостоверения тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии и человеком, который ее предъявил. В таком свидетельстве, которое печаталось на специальном нотариальном бланке, содержалась фотография (человека обратившегося к нотариусу), которая скреплялась печать и подписью нотариуса корме, и в тексте которого также указывались паспортные данные лица, которое изображено на фотографии.

Однако, совсем не так давно (дата принятия документа 23.03.11, дата вступления в силу 11.04.2011) в Порядок совершения нотариальных действий нотариусами в Украине, который является основным документом в работе нотариусов, были внесены очередные изменения, в числе которых из выше упомянутого нормативно-правового акта был исключен пункт запрещающий удостоверять верность копий паспортов. Таким образом, с этого времени стало возможно удостоверение копий паспортов. Для подтверждения оригинальности копии, сделанной с оригинала документа, обязательным условием является предоставление оригинала документа.

Как показывает практика работы, по началу не все нотариусы соглашались это делать, но ввиду большой востребованности этого вида нотариального действия все же наблюдается тенденция идти на встречу пожеланиям клиентов.

В зависимости от страны, в которую предоставляются украинские документы, следует отметить распространение практики среди украинских нотариусов, когда удостоверяется верность копии паспорта и одновременно удостоверяется подлинность подписи переводчика, который выполнил перевод с украинского на английский язык, при этом перевод пришивается к копии паспорта и скрепляется печатью и подписью нотариуса. При необходимости на таком документе может быть проставлен апостиль в Министерстве юстиции Украины с целью его дальнейшего предоставления по месту требования.

(что не совсем удобно, т.к этот процесс осуществляется только в одном месте).

Удостоверение копий паспортов граждан Украины, как внутренних так и для выезда за рубеж возможно, как само по себе так и с переводом их текста на другой язык. При этом перевод может быть выполнен как переводчиком (который имеет диплом бакалавра, специалиста, магистра), так и самим нотариусом, если он владеет иностранным языком на который делается перевод.

Так, например, для передачи по месту требования на территории Российской Федерации нотариусом была заверена копия паспорта гражданина Украины и одновременно удостоверена верность перевода текста документа с украинского языка на русский язык.

Стоит отметить, что нотариально заверенные переводы могут быть сшиты как с к копиями документов, так и с оригиналами, например:

в оригинале с переводом могут быть подшиты:

  • справки об отсутствии несудимости; с места учебы; с места работы; из ЖЭКа; из банка;
  • медицинские справки;
  • справки о семейном положении;
  • доверенности и заявления;
  • выписки из дипломов;

Также приведу пример удостоверения копий документов и одновременно подписи переводчика – это возможно применять на документах, которые выдаются единоразово:

  • свидетельства о браке;
  • свидетельства о рождении;
  • доверенности;
  • дипломы об образовании;
  • уставы и другие документы предприятия.

По всем вопросам или сотрудничеству, связанному с нотариальным оформлением документов просьба обращаться по тел. 38 044 272 55 05. Украина, Киев, ул.Артема 11, нотариус Михайленко Сергей Анатольевич. www.notariys.com

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

То есть:

  • ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  • далее указывается должность лица, заверившего копию;
  • проставляется его личная подпись;
  • делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • указывается дата заверения;
  • проставляется печать.

Например:

Верно

Печать

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С. Левченко

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:

— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;

— выполнены карандашом;

— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;

— являются ветхими, или у них нарушена целостность.

Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.

Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:

— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;

— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).

Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.

Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа.

Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).

Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность. Предпочтительнее — паспорт.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).

Нотариусы России / Ответы нотариусов на часто задавыемые вопросы

Нотариальное заверение копий документов обычно не вызывает проблем, кроме ожидания в очереди. Но насчет копии паспорта есть разночтения законов у юристов и даже нотариусов. Вопрос один- может ли на законных основаниях нотариус заверить копию паспорта.

Все началось в далеком 1983 году, когда указом от 4 августа был введен прямой запрет на выдачу нотариально заверенных копий паспортов. Через десять лет вступил в силу закон «Основы Российского Законодательства о Нотариате» в котором регламентировались нотариальные действие, в том числе в части относящийся к заверке документов. Так как в ст. 45 не было сказано о паспорте, де-юре действие положений указа от 4 августа остались в силе и копии паспортов по- прежнему, не заверялись.

Однако спустя некоторое время назрел вопрос о необходимости разрешить заверять паспорт в нотариате, «за» выступали, например представители банковских структур, которые для оформления кредита перестраховывались, требуя нотариального заверки паспорта от своих клиентов. В итоге в конце декабря 2003 года (опять десять лет!) президентом был подписан указ об отмене указа от 1983 года.

Есть еще один немаловажный вопрос. Возможно ли нотариальное заверку копии паспорта без присутствия его владельца? Как правило, необходимость заверить копию паспорта без личного присутствия возникает у людей, проживающих за рубежом.

Ответ — да, но он вряд ли устроит тех кто живет за границей. Для этого необходимо предоставить нотариусу подлинник документа, то есть паспорт. Человек, который представит паспорт и его копию, при себе должен иметь документ удостоверяющий личность. Копия паспорта должна быть снята со всех листов.

Для оформления свидетельствования подлинности копии документа требуется личное присутствие заявителя.

При себе необходимо иметь следующие документы:

1) документ, удостоверяющий личность (паспорт). Для граждан РФ – действующий заграничный паспорт;

2) оригинал документа, верность копии которого необходимо засвидетельствовать;

3) копии всех страниц этого документа. Внимание! При необходимости заверения копии паспорта или трудовой книжки необходимо снять копии всех страниц (в том числе незаполненных, при этом допускается размещение двух разворотов документа на одной странице);

4) заявление на совершение нотариального действия (форма Bru42).

При необходимости заверения верности копии с копии Вашего документа напоминаем, что копия Вашего документа должна быть нотариально заверена.

Стоимость верности копии (оплата карточкой через Bancontact): В РАЗДЕЛЕ ТАРИФЫ

РЕКОМЕНДУЕМ ВСЕМ ПОСЕТИТЕЛЯМ ИМЕТЬ ПРИ СЕБЕ КОНВЕРТ С НАКЛЕЕННЫМИ МАРКАМИ И УКАЗАННЫМ ДОМАШНИМ АДРЕСОМ. В СЛУЧАЕ НЕВОЗМОЖНОСТИ ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕНЬ ОБРАЩЕНИЯ ОНИ БУДУТ НАПРАВЛЕНЫ ВАМ ПО ПОЧТЕ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *