Система управления закупками

УДК 338.242.2 DOI: 10.22394/2079-1690-2017-1-2-43-49

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТ ВЕННЫМИ ЗАКУПКАМИ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ: МЕХАНИЗМЫ И ИНСТРУМЕНТЫ

Мокренко аспирант кафедры маркетинга и инженерной экономики,

Анна Донской государственный технический университет

Владимировна (344010, Россия, Ростов-на-Дону, пл. Гагарина, 1). E-mail: afrodita191@mail.ru

Ованесян доктор экономических наук, доцент, заведующий кафедрой

Наталья маркетинга и инженерной экономики,

Матвеевна Донской государственный технический университет

(344010, Россия, Ростов-на-Дону, пл. Гагарина, 1). E-mail: nmo2013@yandex.ru

Аннотация

В статье рассматриваются система и механизм управления государственными закупками Российской Федерации, современные модели организации системы управления закупками. Действующая система государственных закупок Российской Федерации (Федеральная контрактная система) отнесена к смешанной модели организации системы управления закупками. Выявлены основные элементы системы управления государственными закупками Российской Федерации, в качестве которых следует выделять: планирование, размещение, исполнение, контроль и правовая основа (детальная регламентация закупочной деятельности).

Ключевые слова: система управления государственными закупками, государственные закупки, система государственных закупок, управление государственными закупками, закупки, модели организации системы управления закупками, централизация государственных закупок.

Систему управления государственными закупками можно охарактеризовать как совокупность теоретических и практических методов, выявляющих наиболее эффективные и рациональные пути решения задач, обусловленных целями закупочной системы государства и в полной мере удовлетворяющих потребности заказчиков.

Повышение эффективности функционирования системы управления государственными закупками в настоящее время обеспечивается за счет соответствия действующей системы государственных закупок следующим положениям: предотвращение ограничения конкуренции, создание мер по противодействию коррупции, соответствие принципам открытости и прозрачности информации о контрактной системе в сфере закупок, профессионализма заказчиков, стимулирования инноваций, единства контрактной системы в сфере закупок, ответственности за результативность обеспечения государственных и муниципальных нужд, эффективности осуществления закупок, установленных ст. 6 Федерального закона № 44-ФЗ .

Система государственных закупок неразрывно связана с моделью системы управления государственными закупками.

В настоящее время в мировой практике существует несколько моделей организации системы управления закупками. Ими являются:

— централизованная модель;

— децентрализованная модель;

— смешанная модель.

Анализ научной литературы, посвященной данным вопросам, позволяет выявить достоинства и недостатки данных моделей .

Суть централизованной модели заключается в централизованной организации и проведении всех закупочных функций через главный закупочный государственный орган. В такой модели обязательным является идентичность условий договоров для местных всех подразделений, региональных и местных заказчиков. Одним из показателей данной системы является стандартизация некоторых закупаемых товаров, которая значительно облегчает сбор, систематизацию и обработку информации о потребностях региональных и местных заказчиков. За счет приобретения стандартизованных товаров, происходит как сокращение издержек и отсутствие дублирования стратегических, управленческих, операционных и административных функций, а также позволяет использовать экономию на масштабе.

При централизации закупок данный процесс должны осуществлять квалифицированные специалисты, проходящие специализированную подготовку и постоянное повышение квалификации, что влияет на улучшение качества составляемых в ходе осуществления закупочного процесса документах, способствует повышению точности и прозрачности, отчетности и документации в целом, составляемой в процессе осуществления закупочных процедур. К недостаткам данной модели можно отнести излишнюю бюрократию и риск проявления коррупции в особо крупных масштабах. Также, отрицательным моментом в данной системе является риск замедления осуществления поставки товаров, работ, услуг и отдаленность от потребностей конечных получателей.

К характеристикам децентрализованной модели можно отнести делегирование некоторых закупочных функций закупочным подразделениям, находящимся под контролем местного органа управления или самостоятельно исполняются непосредственно подразделениями или бюджетными организациями.

Децентрализованная модель может быть полезна для бюджетных организаций, имеющих полномочия расходования бюджетных средств, и собственных специалистов-закупщиков.

Сложилось мнение, что данная система имеет направленность на более точное удовлетворение конечного потребителя, меньшую бюрократию в процедурах закупки и смежных с ними процессах, сокращение времени на удовлетворение потребностей Заказчика, сокращает возможность коррупции в крупных масштабах.

Децентрализованная система более гибкая и динамичная, когда дело касается точечной закупки инновационных товаров, поскольку позволяет быстро обнаруживать потребность и средства ее удовлетворения. Местные закупочные подразделения также имеют преимущество в реагировании при чрезвычайных ситуациях и непредвиденных обстоятельствах.

Следует отметить, что децентрализация влечет собой меньшие издержки сбора и обработки информации — когда центру не нужно знать о нуждах каждого конечного потребителя, особенностях конкретной организации, а также о характеристиках рынков и закупаемых товарах и услугах.

Недостатками данной модели являются:

— отсутствие единообразных методических подходов к организации процедур закупок;

— отсутствие прозрачности проводимых процедур из-за децентрализации информации;

— привлечение необоснованно большого числа специалистов к осуществлению закупок;

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

— увеличение вероятности сговора;

— рост количества нарушений;

— отсутствие условий для консолидации закупок и, соответственно, снижение вероятности более эффективного проведения процедур;

— появление различий в типовых формах документов у различных заказчиков, что приводит к непониманию среди участников закупок.

Смешанная модель предполагает соединение элементов централизации и децентрализации закупочных систем следующим образом: чаще всего, централизованно осуществляются стратегические и политические функции, а также выбор единых процедур и универсальных механизмов закупок, организация крупных заказов и функция обучения персонала и кадров. Децентрализованными остаются при этом непосредственное проведение закупок и управление административными аспектами. Смешанная система может также подразумевать передачу управления закупками уполномоченным органам.

Отмечается, что смешанная система подходит для организаций со смешанными потребностями в закупках простой и сложной продукции на разных рынках, с географически разбросанной структурой, имеющих региональные представительства .

При необходимости в таких моделях закупок есть возможность консолидировать спрос, а также использовать методы концентрации и распределения профессиональных кадров для проведения наиболее сложных и значимых закупок.

Тем не менее, несмотря на весомую степень централизации, система остается достаточно гибкой и подвижной для того, чтобы использовать структурные преимущества и накопленный опыт, а также позволяет проводить своевременный мониторинг закупочной деятельности, осуществляемой по единым процедурам и имеющим типовую документацию.

Недостатками данной модели являются: возможна потеря понимания, какие закупки, на каком уровне — централизованном или децентрализованном — должны проводиться; нечетко разграничены обязанности; возможна нехватка профессиональных кадров; затруднен процесс координации и контроля закупочной деятельности, имеет место риск дублирования функций .

В мире не существует универсального подхода к построению лучшей модели системы государственных закупок. Для приближения к таковой следует исследовать не только правовые, но и стратегические практики организации закупочных систем в мире.

Некоторые зарубежные ученые отмечают, что правовые и стратегические вопросы организации государственных закупок необходимы для успешной организации государственных закупок на практике. Они также отмечают, что юридический профессионализм в сфере государственных закупок развивался быстрей, чем экономический и практический. Но при этом вопросы эффективности и стратегии закупок авторы считают более важными, чем вопросы правового сопровождения.

Обобщая и анализируя рассмотренный материал, можно сделать вывод об отнесении действующей системы государственных закупок Российской Федерации (Федеральной контрактной системы] к смешанной модели.

Основные положения, посвященные централизации закупок, законодательно закреплены в ст. 26 Федерального закона № 44-ФЗ «Централизованные закупки».

Данной статьей определяется субъектный состав, к нему относятся: уполномоченный орган (государственный орган или муниципальный орган], уполномоченное учреждение; обозначение функций и полномочий: предусматривается возможность передачи функций, начиная от планирования закупок, определения поставщиков, завершая заключением и исполнением контрактов; предусматривается возможность выбора вертикальной централизации на разных уровнях бюджетов: возможность передачи полномочий:

— с муниципалитетов на субъект РФ,

— с поселений на муниципалитет.

Также, данной статьей предусмотрены возможные модели централизации закупок:

1. Базовая централизация. Регламентирована ч.1 ст. 26 Федерального закона № 44-ФЗ. При данной модели централизации подлежат только функции по определению поставщиков. Подписание контрактов является обязанностью Заказчика. При этом запрещается возлагать на уполномоченный орган, уполномоченное учреждение полномочия на:

— обоснование закупок;

— определение условий контракта;

— определение НМЦ контракта;

— подписание контракта.

2. Предметная централизация. Для данной модели характерна централизация некоторых закупок Заказчика в зависимости от предмета контракта. Уполномоченный орган или уполномоченное учреждение в данной ситуации должны выполнять часть функций Заказчика, начиная от планирования и заканчивая исполнением контракта. Данные положения законодательно регламентированы ч.2 и 3 ст. 26 Федерального закона № 44-ФЗ. В соответствии с ч. 5 ст. 38 Федерального закона № 44-ФЗ, контрактная служба заказчика или контрактный управляющий осуществляют полномочия, не переданные уполномоченному органу, уполномоченному учреждению и несут ответственность в пределах осуществляемых полномочий.

3. Ведомственная централизация. В этом случае централизуются закупки подведомственных учреждений. Предусмотрены три варианта ведомственной централизации: определение поставщиков; планирование, определение поставщиков; заключение и исполнение контрактов; осуществлние полномочий самостоятельно, что изложено в ч.5 ст. 26 и ч.4 ст.112 Федерального закона № 44-ФЗ.

В соответствии с ч.11 ст.26 Федерального закона № 44-ФЗ, к деятельности уполномоченного органа, уполномоченного учреждения в пределах полномочий, установленных решениями о создании таких органов, учреждений либо решениями о наделении их полномочиями, применяются положения Закона 44-ФЗ, которые регламентируют:

— права заказчика;

— обязанности заказчика;

— контроль в сфере закупок;

— мониторинг закупок;

— аудит в сфере закупок .

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Централизация обеспечивает эффективное распределение функций между независимыми и профессиональными участниками контрактной системы, однако требует жесткой регламентации их взаимодействия.

Анализ региональной практики организации закупочной деятельности показывает, что сегодня практически во всех субъектах РФ созданы и функционируют централизованные структуры, в рамках которых уполномоченные органы осуществляют определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей] для заказчиков. Весьма любопытно, что, несмотря на одинаковый вариант централизации, порядок взаимодействия субъектов закупочной деятельности может существенно различаться в зависимости от поставленных целей, а также территориальной специфики.

На современном этапе управление государственными закупками представляет собой, безусловно, сложную систему. Действующая система управления государственными закупками Российской Федерации включает в себя такие основные элементы как: планирование, размещение, исполнение, контроль и правовая основа, то есть, детальная регламентация закупочной деятельности. Для оценки эффективности функционирования данной системы необходимо рассмотреть подробно все составляющие ее элементы.

Первоначальным, и, по мнению авторов, важнейшим элементом системы управления государственными закупками является планирование, которое также представляет собой подсистему. Данная подсистема представляет собой четкую взаимосвязанную структуру, которая позволяет в первую очередь повысить прозрачность и эффективность закупочного процесса. Она регламентирована 27 подзаконными актами, регулирующими такие элементы системы планирования как:

— составление, ведение и размещение плана закупок;

— обоснование закупок;

— деятельность банков, применительно к федеральной контрактной системе;

— составление, ведение и размещение плана-графика;

— регламентация отдельных видов контрактов;

— нормирование в сфере закупок;

— общественное обсуждение закупок;

— начальная (максимальная] цена;

— установление ограничений и запретов в закупках;

— установление преференций (преимуществ] .

Следующий элемент системы управления государственными закупками — размещение. Он, помимо Федерального закона № 44-ФЗ, регламентирован еще 11 подзаконными нормативными актами.

Данный элемент представляет собой непосредственно процесс осуществления закупочной процедуры или иными словами — процесс определения поставщика (подрядчика, исполнителя]. На современном этапе существует несколько способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей] при осуществлении закупок. К ним относятся: конкурентные способы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей] и закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя].

Конкурентными способами определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей] являются конкурсы (открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс], аукционы (аукцион в электронной форме], закрытый аукцион], запрос котировок, запрос предложений .

Конкурс — способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя], при котором победителем признается участник закупки, предложивший лучшие условия исполнения контракта .

Аукцион — способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя], при котором победителем признается участник закупки, предложивший наименьшую цену контракта .

Таким образом, при осуществлении закупки путем проведения конкурса главным показателем являются качественные характеристики закупаемого товара, работы, услуги, а при осуществлении закупки путем проведения аукциона — цена.

Под запросом котировок понимается способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя], при котором информация о закупаемых для обеспечения государственных или муниципальных нужд товарах, работах или услугах сообщается неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении запроса котировок и победителем запроса котировок признается участник закупки, предложивший наиболее низкую цену контракта.

Заказчик вправе осуществлять закупки путем проведения запроса котировок при условии, что начальная (максимальная] цена контракта не превышает пятьсот тысяч рублей. При этом годовой объем закупок, осуществляемых путем проведения запроса котировок, не должен превышать десять процентов совокупного годового объема закупок заказчика и не должен составлять более чем сто миллионов рублей, в этом главное различие таких способов определения поставщика как аукцион и запрос котировок. Еще одним значительным отличием запроса котировок от аукциона является наиболее короткий срок размещения и нахождения закупки в единой информационной системе.

Под запросом предложений, в соответствии с Федеральным законом №44-ФЗ, понимается способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя], при котором информация о закупаемых для обеспечения государственных или муниципальных нужд в товаре, работе или услуге сообщается неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении запроса предложений, документации о проведении запроса предложений и победителем запроса предложений признается участник закупки, направивший окончательное предложение, которое наилучшим образом соответствует установленным заказчиком требованиям к товару, работе или услуге .

Отличием запроса предложений от конкурса является меньший срок проведения закупки, и то, что Заказчик вправе осуществлять закупку путем проведения запроса предложений только в случаях, установленных законодательством.

Такой элемент системы управления государственными закупками, как исполнение регламентирован Федеральным законом № 44-ФЗ и 13 подзаконными нормативными актами, регламентирующими такие составляющие, как:

— штрафные санкции;

— приемка;

— обеспечение исполнения контракта;

— реестр контрактов;

— отчетность по исполнению;

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

— условия изменения контракта.

Еще один элемент системы управления государственными закупками называется контроль, его регламентирует Федеральный закон № 44-ФЗ и 10 подзаконных актов. К составляющим данного элемента можно отнести:

— аудит, финансовый контроль;

— мониторинг;

— процедурный контроль;

— внутренний финансовый контроль;

— ведомственный контроль;

— общественный контроль;

— казначейский контроль .

Последним элементом действующей системы управления государственными закупками является правовая основа, представляющая собой детальную законодательную регламентацию закупочной деятельности или совокупность всех нормативно-правовых актов, регламентирующих систему государственных закупок. Данный элемент в совокупности насчитывает более 60 документов. Очевидно, что данный элемент переплетается абсолютно с каждым элементом системы государственных закупок РФ и системы управления государственными закупками РФ.

Для полноценного представления о системе управления государственными закупками на современном этапе необходимо рассмотреть особенности функционирования механизма управления государственными закупками.

Управление системой государственных закупок включает субъект, технологии и объект управления. Субъектом управления закупками продукции является Заказчик продукции.

Другим элементом механизма являются технологии управления системой государственных закупок. Современные технологии закупок как механизмы решения соответствующих проблем позволяют увеличить эффективность, сократить продолжительность периода организации и проведения закупки, более качественно разработать содержание контракта, блокировать рисковые ситуации как заказчику, так и подрядчику, принимать оптимальные управленческие решения, выполнять их и т. д. На современном этапе можно выделить такой вид технологии управления государственными закупками, как информационные технологии. Информационные технологии управления государственными закупками являются современными технологиями

и используют новейшие методы и способы поиска, обнаружения, сбора, хранения и накопления информационных ресурсов и качественное преобразование их в релевантную, т. е. собранную под конкретную задачу, информацию, они позволяют сократить продолжительность процедур по организации и проведению закупок, а также повысить их общую экономическую эффективность. Если говорить о современных технологиях системы закупок, то в соответствии с нормами закона 44-ФЗ речь идет об использовании единой информационной системы.

Последним элементом механизма управления системой закупок является объект управления. Под объектом управления предлагается рассматривать, прежде всего, организацию закупок продукции для государственных и муниципальных нужд. Прежде чем организовывать закупки, необходимо принять решение об их проведении, которое должно основываться на следующих условиях: наличии у государства ресурсов, достаточных для полного и своевременного расчета с предприятием и способности поставщика (исполнителя, подрядчика] выполнить условия договора. Соблюдению последнего условия будут способствовать конкурентное проведение закупок и качественная проработка органами власти проектов государственных и муниципальных контрактов с предприятием, а также, совершенствование важнейшего элемента системы государственных закупок — планирования .

Анализируя изложенный материал, представляется необходимым выделить основные направления деятельности государства для реализации функции управления государственными закупками, к ним относятся: повышение эффективности расходования бюджетных средств и рационализация стадии организации и проведения закупочного процесса . Реализуя указанные функции, система государственных закупок решает не только задачу обеспечения государственных нужд, но и выступает в качестве одного из основополагающих институтов государственного регулирования, в качестве важнейшего инструмента экономической политики государства.

Так как планирование государственных закупок является первоначальным и важнейшим элементом системы государственных закупок, в обязательном порядке участвует в управлении системой государственных закупок и представляет собой сложную систему, автором сделан вывод о том, что повышение эффективности государственных закупок и управления государственными закупками необходимо совершать путем некоторой трансформации и внесения изменений в систему планирования.

Анализируя систему управления государственными закупками можно сделать вывод о том, что данная система на современном этапе содержит преимущественно правовые особенности организации закупочной деятельности и системы государственных закупок в целом. А планирование, несмотря на кардинальное изменение по сравнению с планированием закупочного периода, ознаменованного действующим ранее Федеральным законом «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» от 21.07.2005 № 94-ФЗ, носит краткосрочный характер, не выходя за рамки трехлетнего периода . На современном этапе, закупки в краткосрочной перспективе динамичны и цик-личны, то есть, производятся государством периодически, что зачастую имеет противоречивый характер по отношению к долгосрочным целям государства. На основании вышеизложенного, автором предполагается совершенствование системы планирования путем внедрения мероприятий, направленных на совершенствование системы планирования государственных закупок.

Литература

4. Данилова С.Н. Управление закупками продукции для государственных и муниципальных нужд: учеб. пособие для студентов, обучающихся по направлению подготовки 38.03.01 «Экономика» (профиль «Региональная и муниципальная экономика»]. — Саратов: Саратовский социально-экономический институт РЭУ им. Г. В. Плеханова, 2016. — 124 с.

5. Мокренко А.В. Ключевые аспекты планирования и нормирования в системе государственных закупок Российской Федерации // Наука и образование: хозяйство и экономика; предпринимательство; право и управление. 2016. № 11 (78]. С. 49-52.

8. Абрамова Н.А. Специфика и проблемы электронных аукционов, проводимых на право заключить контракт // Государственные и муниципальные закупки — 2015. Сборник докладов Х Всероссийской практической конференции-семинара. — М.: ИД «Юриспруденция», 2016. С. 307-314.

9. Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» // Собрание законодательства РФ, 25.07.2005, N 30 (часть I] ст. 3105.

10. Попова Е.А. Институциональные и организационные основы открытости государственных закупок // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2014. № 3. С. 115-119.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

PUBLIC PROCUREMENT MANAGEMENT SYSTEM AT THE PRESENT STAGE:

MECHANISMS AND TOOLS

The organization of the procurement process at the enterprise Zinova Ju. (Russian Federation) Организация процесса закупок на предприятии Зинова Ю. А. (Российская Федерация)

Зинова Юлия Александровна / Zinova Julia — студент, кафедра экономики, учета и финансовых рынков, Институт экономики и менеджмента Сибирский государственный индустриальный университет, г. Новокузнецк

Аннотация: кризисное положение предприятий в современных условиях вынуждает менеджмент изменять закупочную политику, искать новых надежных поставщиков, предлагающих более дешевые, но при этом качественные материалы, изучать вопросы эффективности их использования . В данной публикации рассматривается организация процесса закупок на предприятии.

Ключевые слова: закупки, ресурсы, снабжение, логистика. Keywords: procurement, resources, procurement, logistics.

Управление закупками — область деятельности, направленная на приобретение организацией необходимых услуг и товаров. Службы закупок на предприятии могут быть построены децентрализованно и централизованно. Если предприятие подходит к процессу с позиции децентрализации, тогда работники отделов и служб самостоятельно осуществляют закупки для своего подразделения, исходя из собственных потребностей.

Большинство компаний, за исключением самых маленьких, используют централизованный подход к совершению закупок, при котором назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех структурных подразделений. Преимущества централизованных закупок : простота стандартизации закупаемой продукции; нет административного дублирования; возможность получения скидки, за размещение большого объема заказа; все обязательства по закупкам строго контролируются; развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, лучшего использования времени и профессионального принятия решений. Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально -техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Для организации процесса закупок менеджеры материально-технического снабжения должны : определить потребность в материальных ресурсах; определить необходимое количество товаров и услуг, с определенными характеристиками; определить и анализировать возможные источники снабжения; определить цены и условия закупок; подготовить и разместить заказ на закупку; контролировать и/или экспедировать выполнение заказов; получить и проверить весь товар; обработать счета и оплатить их; производить учет материальных ресурсов.

Для того чтобы совершить любую закупку, необходимо определить общую потребность предприятия и индивидуальную потребность каждого его подразделения. При наличии такой информации можно получить материальные ресурсы со склада, переместить избыток товара из другого подразделения или купить новые товары. Кроме того, правильное планирование производственных запасов материальных ресурсов

предприятий позволит менеджменту не допускать перепроизводства и излишних трат, сократить производственные и сбытовые затраты .

Для приобретения товара необходимо знать точное описание потребности, артикула товара или услуги. Поэтому в отделе закупок является необходимым ведение списка (каталога) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению верного бухгалтерского учета и соблюдается процедура хранения предметов на складе.

Также одной из важнейших функций закупок является выбор поставщика, включающий поиск источников снабжения и возможность своевременных поставок и предоставление необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Правильно сделанный анализ и выбор поставщика способствуют размещению заказа.

Для размещения заказа на закупку товара необходимо правильное заполнение формы заказа. В качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара. Важнейшими требованиями любой формы заказа на закупку являются: дата заполнения, наличие серийного номера, количество и описание заказанного товара, название и адрес поставщика, требуемая дата доставки, указания по отгрузке, условия оплаты.

На отдел контроля экспедирования возложены функции контроля выполнения заказа, то есть, как только заказ на закупку отправляется поставщику, покупатель всегда может проконтролировать ход его выполнения. Покупатель имеет право ускорить выполнение заказа, оказав давление на поставщика, с целью сокращения сроков доставки. Функция контроля выполнения заказа — стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

Важный этап — оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок.

Договор поставки — это основной документ, который регулирует взаимоотношение по закупкам и поставкам материальных ресурсов. Он является соглашением, в котором поставщик товаров или услуг (посредник, изготовитель) обязан сформировать и направить необходимый материальный поток (предоставить потребителю продукцию необходимого ассортимента и качества в оговоренные сроки и в необходимом количестве). Потребитель в свою очередь должен принять и оплатить предоставленную поставщиком продукцию.

Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической системы, непосредственно влияет на уровень логистических затрат , эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям, совершенствовать которые менеджеры организации могут на основе использования логистических информационных систем .

Литература

1. Нифонтов А. И., Кушнеров Ю. П., Черникова О. П. Оптимизация закупочной

деятельности угледобывающих предприятий // Организатор производства, 2015.

№ 4 (67). С. 35-43.

3. Аникин Б. А. Логистика: учебник / Б. А. Аникин. 3-е изд. М.: ИНФРА-М, 2002. 368 с.

5. Нифонтов А. И., Черникова О. П. Управление логическими издержками угледобывающих предприятий // Наукоемкие технологии разработки и использования минеральных ресурсов, 2016. № 3. С. 224-227.

Управление закупками на предприятии является одним из наиболее важных процессов, от эффективности выполнения которого зависит финансовое состояние бизнеса. Оптимизация и автоматизация управления закупками позволяют значительно улучшить финансовые результаты компании.

Управление закупками и поставками в системе ABM Inventory помогает:

  • Высвободить до 70% рабочего времени менеджеров отдела закупок и автоматизировать большую часть работы. Внедрение системы управления закупками на предприятии обеспечивает автоматическое формирование заказов, менеджер только корректирует необходимые позиции.
  • Управлять закупками и поставками используя интеллектуальные инструменты. В алгоритм работы системы заложены принципы Теории Ограничений.
  • Получить быстрый доступ к информации о движении товара. Вся информация по товару консолидирована, нет необходимости анализировать данные из разных источников (продажи, остатки, поставки и т.д).
  • Уменьшить влияние человеческого фактора. Процесс управления закупками на предприятии становится прозрачным.
  • Улучшить представленность ассортимента. Программа управления закупками добавляет в заказ абсолютно все товары, которые присутствуют в ассортименте и по которым необходимо пополнить запас. При формировании заказов в полуручном режиме часть товара может не попадать в заказ по разным субъективным причинам.
  • Повысить уровень наличия товара и сократить уровень запасов.

Система управления закупками на предприятии решает задачи:

    • Используя механизм Динамического управления буферами система управления закупками на предприятии выявляет потребность в товаре.
    • Автоматическое формирование заказов (автозаказ).
    • Повышение эффективности работы отдела закупок.
    • Оптимизация ассортимента. Отчетность по ассортименту содержит информацию для принятия решения вводить/выводить товар из ассортимента, переводить из статуса «под заказ» на «регулярный заказ» и т.д.
    • Предоставление ежедневной отчетности (дашборды) сколько и каких товаров не хватает или находится в зоне излишков. Отчеты фокусируют внимание менеджеров на ТОПмуверах, новых товарах, акционных товарах, т.е. позициях, которые требуют пристального внимания.
    • Формируется отчетность по упущенным продажам. Эффективное управление закупками и поставками влияет на финансовый результат, но не имея инструмента, компания не может посчитать какие убытки несет из-за отсутствия товара. Отчетность раскрывает эту информацию в динамике за 6 недель, 52 недели.
    • Организация качественной работы с поставщиками. Используя отчетность о надежности поставщиков у компании появляется возможность вести аргументированные переговоры, договариваться о выгодных условиях для компании, работать только с надежными поставщиками.

Автоматизация управления закупками и поставками

Автоматизация управления закупками и поставками в системе ABM Inventory обеспечивает высокое наличие товара и бесперебойность его пополнения. Кроме того, система должна подавать сигналы, позволяющие заранее определить вероятность выпадения товара. Однако лишь немногие компании анализируют причины выпадения товара, и только единицы считают недополученную прибыль. Во многом это обусловлено тем, что существующие автоматизированные системы не позволяют этого сделать, в них попросту нет такой информации.

Почему важно знать заранее и анализировать причины? Потому, что 1% упущенных продаж стоит предприятию до 10% чистой прибыли!

Типичный, но далеко не полный набор причин пустующих полок и складов выглядит так:

Управление закупками и поставками с помощью программы ABM Cloud позволяет менеджменту заранее знать, когда и почему полка может опустеть, а компания – потерять продажи.

Внедрение программы управления закупками дает полный обзор состояния запасов. В системе формируется исчерпывающий пакет отчетности для глубокого анализа динамики запасов по каждому SKU в каждой точке хранения: где, когда, почему, в каком количестве и какого товара не хватало. В системе преднастроено порядка 50 типовых отчетов для всеобъемлющего анализа и оптимизации товарных запасов предприятия.

Вот только некоторые из них:

Ежедневные:

Еженедельные:

Ежемесячные:

  • Заказы задерживаются в пути
  • Отчет срочных заказов
  • Нехватка TOPMover
  • Средние упущенные продажи
  • Средние излишки
  • Списания и уценки
  • Точность выполнения заказов
  • Отчет TOP mover и NON mover по предприятию/по складам
  • Оборот поставщика
  • Отчет надежности пополнения складов

Управление закупками предприятия с программным продуктом ABM Inventory дает эффекты:

  1. Cокращение излишних запасов на 35-60% при этом требуемый товар постоянно есть в наличии.
  2. Высвобождение полочного пространства и возможность расширить ассортимент. Более точное выполнение ассортимента.
  3. Высвобождение денежных средств, замороженных в излишних запасах.
  4. Сокращение упущенных продаж на 35-60% и получение дополнительной прибыли.
  5. Повышение лояльности покупателей, поскольку требуемый товар всегда есть в наличии.
  6. Повышение эффективности работы отдела закупок. Автоматизация управления закупками и поставками позволяет оптимизировать расходы на персонал.

Внедрение программы управления закупками и поставками также запускает процесс консолидации и актуализации информации о товарах, поставщиках, графиках и т.д. Система получает первоначальную информацию из товароучетной системы, в которой часто этих данных недостаточно, т.к. они хранятся в бумажном виде или в разрозненных файлах у менеджеров. Автоматизация позволяет упорядочить процесс и повысить прозрачность закупочной деятельности.

Отчет надежности поставщика — управление закупками и поставками на предприятии в системе ABM Inventory

Интересует автоматизация закупок на предприятии?

Запросить презентацию

Поделиться публикацией:

Блог по теме:

  • Эффективное управление запасами на производстве чая и кофе. Внедрение системы Replenishment+ в АО Мономах
  • Эффективное управление запасами на производстве смазочных материалов Yuko Lubricants
  • Онлайн-курс: Операционное Совершенство – конкурентное преимущество в период кризиса

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *