Юридическая значимость электронного документа

Елена Антошечкина | 02.11.2007

Доля электронных документов в общем объёме материалов, с которыми работают организации и граждане, неуклонно растет. В связи с этим наиболее остро встает вопрос обеспечения их юридической значимости (юридической силы). Юридическая значимость документа, как бумажного, так и электронного, — это его доказательная сила, например, в арбитражных судах.

Для того чтобы электронный документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать определенные правила при его создании, передаче, обработке и хранении. Согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” юридическая сила документа — это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления”.

Что же придает документу — как бумажному, так и электронному — юридическую силу? Во-первых, наличие в нём обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов. Во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода. В-третьих, гарантия целостности и подлинности.

Требование по оформлению и составу обязательных реквизитов зависит от конкретного вида документа и устанавливается рядом нормативных и правовых актов и регламентов. Это и федеральные законы (например, № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации” от 27.07.2006; № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи” от 10.01.2002), в том числе «профильные” (например такие, как № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете”), и различные постановления (скажем, Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”).

Требования к оформлению отдельных видов документов можно найти в Гражданском кодексе РФ и в различных ГОСТах (например, ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”).

Кроме того, требования по реквизитному составу и правилам его представления могут регламентироваться внутренними документами организаций, при этом они не должны противоречить действующему законодательству страны.

Для электронных документов в настоящее время существует ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”. Этот стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливают порядок внесения в них изменений.

Согласно данному ГОСТ электронный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • регистрационный номер;
  • регистрационную дату;
  • подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;
  • наименование организации — создателя документа;
  • местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес.

Допускается вводить и дополнительные реквизиты, отражающие специфику создания или использования документа. При этом обязательные реквизиты электронного документа следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать их.

Важно помнить, что даже правильно оформленный документ, но изданный некомпетентным органом (то есть не имеющим право издавать документы такого рода), а также анонимный или подписанный не уполномоченным лицом, не принимается в суде и не может служить подтверждением изложенных в нём сведений, удостоверять факты, подтверждать права или обязанности, возникающие на его основании.

Требования по реквизитному составу и правилам представления юридически значимых электронных документов могут регламентироваться внутренними документами организаций, при этом они не должны противоречить действующему законодательству страны.

Законодательство требует надежных доказательств целостности и подлинности документа с того момента, когда он был сформирован в окончательной форме.

При оценке доказательственной силы электронного документа учитывается надежность способа, с помощью которого он формировался, хранился или передавался; способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации; способа, посредством которого идентифицировался его инициатор, и любые другие соответствующие факторы.

При этом не следует забывать, что степень надежности оценивается с учетом цели, для которой электронный документ была сформирован. Иными словами, должна быть обеспечена доверенная среда обработки электронного документа, причём доверенная не только для непосредственных участников документооборота, но и для третьей стороны.

Доверенная среда может быть реализована следующими способами:

  • использование технологии ЭЦП, признаваемой (согласно законодательству) равнозначной собственноручной подписи;
  • создание доверенной системы обработки электронных документов/доверенного хранилища.

C Еленой Антошечкиной, начальником отдела анализа и методологии компании «Электронные офисные системы”, можно связаться по адресу: antoshechkina@eos.ru.

Станислав
06.11.2007 09:21:23

Согласно ГОСТ 6.10.4-84, п.1.5. «Документ на машинном носителе и машинограмма приобретают юридическую силу после выполнения требований настоящего стандарта и подписания сопроводительного письма.» — об этом сопроводительном письме автор ничего не говорит!
Кроме того, следует помнить, что соблюдение стандартов — теперь дело добровольное 🙂

Герман
07.11.2007 17:03:43

Добрый день, благодарю за проявленный к статье интерес!
Отвечу сразу на оба комментария.
Станислав, в статье не предполагалось углубляться в вопросы реализации технических решений по обеспечению юридической значимости электронного документа. Цель статьи — обратить внимание на методические аспекты данного вопроса. Есть материалы, посвященные именно технической составляющей, в том числе и по вопросам организации доверенной среды посредством создания и использования доверенного хранилища. В частности, компания IBM представляет на нашем рынке такие решения, с довольно подробным описанием технологии реализации. На сайте компании ЭОС (www.eos.ru) также можно найти материалы по интересующей Вас теме.
Герман, совершенно верно, ГОСТы сейчас носят скорее рекомендательный характер, чем обязательный, особенно для коммерческих компаний. В государственных структурах предпочитают все же ими руководствоваться. Однако в любом случае, следование ГОСТу (или собственному порядку работы с документами, как правило, недалеко уходящему от тех же ГОСТ) обязательно прописывается во внутренних регламентирующих документах организации. Вот в них-то и должны четко определяются все правила работы с документами, как в бумажном, так и в электронном виде.

Елена Антошечкина, компания ЭОС
12.11.2007 16:40:03

КАК СОЗДАТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ АДРЕС

ольга
20.02.2008 17:40:43

нормальный адрес

elvira
05.01.2009 17:34:19

Когда на Форуме возникает дискуссия по статьям, написанным довольно давно (в данном случае один год, но бывает и больше), то возникает некоторое недоумение. Почему читатели не обратили внимание на нее раньше? И почему они не используют в качестве информации более свежие сведения?
Тема «Юридически значимого документооборота» является акутальной и в течение 2008 (после публикации это статьи) несколько раз обсуждалась на различных СЭД-мероприятиях, в том числе в рамках круглых столов.
Не будучи спецом в этом вопросе, я все же позволю себе отметить некоторые моменты, которые я лично вынес из этих обсуждений.
1. Чтобы документу быть юридически значимым, ему совсем не обязательно соответствовать каким-то ГОСТам… В статье очень точно сказано: «Юридическая значимость документа — это его доказательная сила, например, в арбитражных судах». Так вот — в суде в любом случае придется доказывать достоверность документа.
2. Доказательством в суде может быть обычно электронное письмо, без какой-либо электронной подписи. А вот сочет ли суд достоверность этого доказательства — это уже другой вопрос. Но могу напомнить, что многие скандальные судебные дела в отношении корпорации проводились на основе сведений именно электронной почты. В России тоже есть такие прецеденты.
3. Поэтому правильнее было бы при обсуждении вопроса «юридической значимости», не привязываться жестко к необходимости следованию ГОСТа (что, опять же само по себе не гарантирует принятие документа судом), а ставить вопрос более мягко: «как повысить доказательность документов?» И вот тут рекомендации (!) ГОСТа будут действительно полезны.
4. Хотелось бы особенно обратить внимание на обеспечение «доказательности» электронной почты. Именно она является сегодня основной информационной базой доказательств, именно поэтому такие законы, как Sarbanes-Oxley, обращают внимание именно на эту информацию.
Тут работает простой принцип: отдельное письмо служит слабым доказательством. А вот подборка переписки с человеком за год — это уже мощный аргумент. И в такой подборке даже письмо из одной фразы без явно подписи, может быть принято в качестве доказательства.

Андрей Колесов
06.01.2009 11:30:26

На днях был подписан нашим президентом приказ о возможности обмена предприятиями юридически значимыми электронными счетами-фактурами. А до этого было уже возможно обмениваться актами выполненных работ, счетами и договорами… Для осуществления юридически значимого документооборота через интернет необходимо приобрести электронную цифровую подпись и доступ в систему отправки документов. Это можно сделать у Контура, вот один из его представителей www.kontur-center.ru (наша организация подключалась здесь) ну или каких-нибудь других разработчиков.

Юрий
04.08.2010 18:49:52

По моему, есть три момента, на которых следует остановиться:
1. Источник создания документа.
2. Тип документа.
3. Орган (лицо) использующий документ.
По источнику создания — в настоящий момент государство пытается дать гражданам и организациям возможность получения части документов в электронном виде, для этого создан соответствующий портал http://www.gosuslugi.ru/, многие министерства и ведомства также работают в данном направлении. Можно сказать, что такой источник, как государство либо госорганы — с точки зрения судов и самого государства достаточно надёжный источник, и со временем, документы, созданные самим государством, государство будет принимать. Что касается организаций и граждан, создавших какой-либо электронный документ, вот здесь возникают вопросы — в России нет четких правил создания и оборота электронных документов, которые будут соблюдать как государство, так и его граждане. Пример: платёжное поручение, направляемое в банк с помощью системы Интернет-банк. Для банка, требование клиента, поступившие с использованием электронной цифровой подписи обязательно к исполнению, банк исполняет требование клиента, клиент может выгрузить исполненное требование с отметкой банка на бумажный носитель, но госорганы не примут такой документ в качестве подтверждения оплаты (госпошлина), и требуют «живую» отметку банка на документе.
По типу документа, очевидно, что с имеющимися техническими средствами создания и контроля электронных документов, выписка из ЕГРЮЛ может быть получена и передана в электронном виде, и после использована, например, при подаче искового заявления в арбитражный суд, но что касается свидетельства о регистрации права собственности , либо доверенности на совершение юридически значимых действий, большое сомнение. Ситуацию могут помочь решить нотариусы, но уровень их подготовки пока слаб, да и технически и организационно, базы нет.
По органу, использующему документ, государство пытается найти более широкое применение электронному документообороту, об этом в частности свидетельствуют и последние поправки в АПК РФ, дающие возможность предоставить документы в электронном виде, но здесь опять большое но, электронный документ не заменяет оригинал документа на бумажном носителе, и если будут разночтения, бумага и еще раз бумага. Хотя, моё мнение, что ценность электронного документа именно в том и заключается, чтобы заменить бумажный носитель. Ну а бабушки, еще довольно долго больше будут доверять бумажке.
Как итог, можно сказать, что «локомотивом» создания и использования электронных документов должно быть государство, при этом государство должно разработать достаточные, четкие, понятные требования и правила к документам, обязательные к исполнению для всех участников оборота электронного документа.

01 декабря 2016

Информационные технологии и электронные документы прочно укрепились в нашей с вами повседневной жизни. Иногда мы и не подозреваем, насколько большой объем информации получаем и передаем посредством именно такого взаимодействия.

Говоря об электронных документах, не стоит забывать, что в общем контексте к ним можно отнести любую информацию, любой контент, созданный человеком или полученный при общении и взаимодействии с людьми или системами (стоит обратиться к понятиям «электронное сообщение» и «электронный документ», закрепленным в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Однако чем больше электронные документы проникают в нашу повседневную жизнь, тем сильнее мы зависим от них. Сегодня большой объем важной и значимой информации хранится в электронной форме, поэтому к словам классика можно сделать оговорку с учетом новых технологий. Другими словами, только ли куском бумаги можно умертвить современного человека? В настоящей статье мы поговорим о юридической значимости электронных документов.

Понятия юридической значимости и юридической силы документа

Аббревиатура ЮЗЭД (юридически значимый электронный документ) довольно часто употребляется в статьях и докладах об электронном документообороте.

Чем отличается документ, обладающий юридической значимостью? Для этого нам необходимо определить, что такое юридическая значимость документа. Нужное определение дается в стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Юридическая значимость документа — свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Юридическая значимость тесно связана с понятием юридической силы документа, однако необходимо их отличать (об этом мы уже рассказывали в статье «Бумага или двоичный код: испытание на прочность»).

Этим же упомянутым выше стандартом определено понятие юридической силы документа.

Юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Как видим, в этом определении речь идет уже не о простом документе, а об официальном. Снова обратимся к стандарту ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Таким образом, для того, чтобы документ обладал юридической силой, он должен быть официальным и юридически значимым.

Все это в полной мере относится и к электронным документам с той оговоркой, что для придания им юридической силы нужно учесть специфику их формы.

Юридическая сила электронного документа

Юридическая сила документа обеспечивается путем соблюдения ряда правил:

1. Документ оформляется согласно установленному порядку.
2. Содержание документа не противоречит законодательству РФ.
3. Документ подписывается уполномоченным на это лицом.

В случае с электронными документами появляется еще один пункт:

4. Работа с такими документами должна соответствовать установленным законодательством РФ регламентам (актуально для счетов-фактур).

Например, законодательство РФ позволяет нам заключать договоры в электронной форме и подписывать их электронной подписью (далее — ЭП), но с оговоркой на учет при этом требований законодательства в области применения ЭП. Поэтому электронный документ, подписанный простой или неквалифицированной ЭП, не будет обладать юридической силой в случае несоблюдения требований Федерального закона «Об электронной подписи».

Еще один пример можно привести, напомнив о порядке обмена счетами-фактурами в электронной форме. Такой счет-фактура будет обладать юридической силой, то есть породит право налогоплательщика на вычет по НДС только в случае соблюдения требований Приказа Минфина РФ от 10.11.2015 года № 174н. В противном случае налогоплательщик не сможет воспользоваться своим правом, так как не будет порождающего его документа.

Отметим, что сам по себе оператор электронного документооборота в этом случае не столько обеспечивает юридическую значимость документа, сколько выступает одной из обязательных составляющих для ее обеспечения.

Такое вряд ли возможно с бумажными документами, именно поэтому, работая с электронными, необходимо учитывать их специфику и быть внимательными при соблюдении требований закона в этой сфере.

Также нужно отметить, что ряд документов просто нельзя перевести в электронную форму. И хотя законодатель это не запрещает, а иногда даже прямо разрешает, сделать этого нельзя по косвенным причинам (невозможность дальнейшей работы с такими документами, отсутствие регламентации по их хранению и т.д.).

К примеру, кадровые документы. Большая их часть относится к документам длительного и даже постоянного хранения (например, личные дела и карточки хранятся 75 лет). Во-первых, для обеспечения юридической значимости таких документов в электронной форме на протяжении всего срока хранения нужно соблюдать ряд технических условий; во-вторых, документы, требующие неоднократного подписания со стороны, например, работника, удобнее вести на бумаге.

Проблематика

Организации важно обеспечить юридическую силу и «внутренних», и «внешних» электронных документов. В случае возникновения разногласий, спорных ситуаций или судебного разбирательства доказать свою правоту можно лишь с помощью ЮЗЭД (это справедливо для любых электронных документов, а не только для документов субъектов предпринимательской деятельности).

Однако зачастую одним из основных останавливающих факторов в переходе на электронный документооборот для организации становится страх непринятия и подозрительного отношения к таким документам со стороны госорганов и контрагентов.

Более того, именно государство зачастую и выступает инициатором перехода (иногда даже обязательного — как в случае со сдачей налоговой отчетности) на электронный документооборот (например, последние поправки процессуального законодательства. Хотя, как правило, законодатель не бывает озабочен детальным регламентированием работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла (от создания до уничтожения), чем порождает множество вопросов и опасений. В любом случае электронные документы — это наша с вами действительность, и с ней необходимо не только смириться, но и использовать во благо.

Изначально кажется, что требований к электронным документам больше и соблюдать их сложнее, нежели работать «на бумаге», но уже в самом начале использования электронного документооборота становится понятно, что это просто дело привычки.

Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *