Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов

Журналы

Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения.

Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы. Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.

В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации для входящих документов (excel).

Журнал регистрации входящих документов

Ссылка на скачивание находится внизу статьи.

Регистрационная запись вносится в журнал в момент поступления документа на предприятии. Этим может заниматься отдельный сотрудник, отвечающий за документооборот — делопроизводитель. Это может быть также секретарь или офис-менеджер.

В процессе внесения регистрационной записи в журнал документу присваивается входящий номер, который проставляется на самом документе, а также ставится дата поступления. Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.

Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен.

Скачать другие образцы регистрационных журналов:

  • для инструктажа на рабочем месте — образец;
  • для приказов по основной деятельности — образец;
  • для приказов по личному составу — скачать.

Образец заполнения

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала.

Все листы журнала нумеруют и прошивают.

Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:

  • дата поступления документа в организацию;
  • номер, присваиваемый этому документу (входящий номер);
  • лицо, от которого поступил документ;
  • дата и номер, указанные непосредственно на поступившем документе;
  • его содержание;
  • ФИО и должность исполнителя;
  • задание и срок исполнения этого задания;
  • расписка в получении документа и отметка о направлении в дело.

Регистрации в журнале подлежат абсолютно все поступающие на предприятие документы.

Скачать образец журнала

Журнал регистрации входящих документов образец — скачать.

Журналы учета и регистрации документов

Журналы учета и регистрации документов необходимы:

— для регистрации документов и присвоения им порядковых номеров (обязательных реквизитов любого документа);

— организации учета кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);

— организации учета документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);

— облегчения поиска необходимых документов.

Записи в журнал или книгу регистрации трудовых договоров вносит работник отдела кадров последовательно по мере подписания договоров. После регистрации договора один экземпляр передается на руки работнику, о чем он расписывается в соответствующей графе регистрационной формы, а другой экземпляр включается в личное дело работника (если на предприятии не ведутся личные дела, то в отдельное дело). В отдельной графе книги указываются причины прекращения договора (окончание срока действия, увольнение работника по иным причинам, заключение нового договора и др.).

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. В графе 8 книги учета необходимо указывать наименование места работы – не только структурного подразделения, в которое принят сотрудник, но и наименование самого предприятия. Это позволит отразить изменения наименования предприятия, если таковые произойдут в будущем.

Необходимо точно указывать серии и номера трудовых книжек и вкладышей в них. В новых бланках трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует серия как таковая, поэтому указывается буквенный код, предшествующий номеру (ТК или *ТК).

Форма книги учета трудовых книжек не приспособлена для учета дубликатов трудовой книжки. Тем не менее данная операция должна быть отражена в регистрационной форме, а пояснение о том, что имело место оформление дубликата, приводится в скобках в графе 6. Если дубликат оформлялся в связи с утратой трудовой книжки, то можно указать номер записи о приеме трудовой книжки из предыдущей книги учета трудовых книжек.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Так же решается вопрос с отражением операции по заполнению бланка вкладыша в трудовую книжку, хотя знак "*" и серия бланка позволяют идентифицировать вкладыш.

Данная регистрационная форма не позволяет отразить процесс отправления трудовой книжки по почте с согласия работника. В этом случае в графе 12 может быть указана либо дата направления трудовой книжки по почте, либо дата ее получения по почте работником (согласно уведомлению о вручении). В графе 13 приводится пояснение, что трудовая книжка направлена работнику по почте, и указываются реквизиты заявления сотрудника с просьбой о высылке трудовой книжки по почте. Также возможно составление приложения к книге учета трудовых книжек в виде списка работников, которым трудовые книжки в установленном законом порядке направлены по почте, а в графах 12 – 13 можно дать ссылки на этот список.

На время хранения невостребованных трудовых книжек в кадровой службе в этих графах карандашом можно проставить отметки, что трудовые книжки находятся на хранении в кадровой службе предприятия, а при их передаче в архив – отметки, что трудовые книжки переданы в архив предприятия, и реквизиты передаточного акта.

В журнале учета командировочных удостоверений отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке. Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие, ведется в журнале учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки.

Учет заявлений работников о предоставлении отпусков осуществляется посредством ведения журнала учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска, также ведется учет приказов о предоставлении очередных отпусков в журнале регистрации приказов по очередным отпускам.

Совместители и работники, выполняющие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера, не включаются в среднесписочную численность работников, а учитываются в отдельном журнале учета совместителей. Работающие по внутреннему совместительству учитываются в общих документах по учету списочного состава работников предприятия.

Кроме того, кадровая служба предприятия может использовать следующие регистрационные формы:

— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

— журнал регистрации служебных заданий;

— журнал регистрации локальных нормативных актов;

— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

— журнал выдачи справок по личному составу;

— журнал учета носителей коммерческой (государственной, служебной) тайны;

— журнал учета больничных листов;

— журнал регистрации увольнения с работы и др.

  1. Регистрируемые и нерегистрируемые документы
  2. Несколько слов о правилах учета входящих документов
  3. Структура журнала входящих документов
  4. Оформление журнала регистрации

Вся корреспонденция, поступающая в организации, должна быть «оприходована» согласно принятым в них правилам делопроизводства. Входящие документы, независимо от способа их доставки, сортируются, регистрируются и передаются внутренним адресатам лицом, ответственным за прием почты. Чаще это секретарь, делопроизводитель или другой работник, назначенный руководителем. Современные системы электронного документооборота, внедряемые в крупных компаниях, уже содержат в себе учетные формы для обработки корреспонденции, но многие фирмы до сих пор отмечают письма «по-старинке» — в бумажном журнале регистрации входящих документов.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Каждый день через руки делопроизводителя проходят десятки документов, поступающих в фирму извне: письма, пакеты, e-mail-сообщения клиентов, контрагентов, официальных инстанций. Среди многочисленных бумаг попадается и бесполезная «макулатура»: рекламные проспекты, каталоги, газеты. Задача канцелярии – сразу отфильтровать всевозможный «спам», не относящийся к деятельности фирмы, а остальную почту рассортировать на подлежащую учету и нерегистрируемую.

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Какие документы нужно регистрировать, а какие – нет, на каждом предприятии определяется собственной инструкцией по делопроизводству. По общим правилам в учетную книгу входящей корреспонденции не вносятся:

  • личные письма в адрес сотрудников фирмы;
  • анонимные конверты;
  • документы от юрлиц, не позволяющие однозначно идентифицировать отправителя (без подписей, печатей, реквизитов и т.д.);
  • рекламные материалы и коммерческие предложения;
  • пригласительные на различные мероприятия, за исключением официальных совещаний;
  • поздравительные телеграммы;
  • газеты и журналы;
  • счета, акты и прочая бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

В организации может быть принят раздельный учет корреспонденции: тогда документы, предназначенные для некоторых подразделений, передаются туда напрямую, минуя главный журнал регистрации.

Несколько слов о правилах учета входящих документов

При обработке входящей почты необходимо четко придерживаться следующих правил:

  1. Любая бумага, касающаяся работы предприятия, требующая рассмотрения, ответа отправителю, должна быть учтена в соответствии с порядком делопроизводства, установленным в организации.
  2. Вся почта регистрируется в день поступления.
  3. Во избежание дублирования информации каждый документ фиксируется строго однократно. Этот момент необходимо отслеживать, поскольку зачастую письма попадают в канцелярию по нескольким каналам и не один раз: сначала, к примеру, по факсу, затем – то же самое в оригинале через курьера. Все идентичные документы и их копии должны проходить под одним регистрационным номером.
  4. Присвоенный письму входящий номер должен быть уникальным. Он является идентификатором в системе документооборота фирмы: по регистрационному коду отслеживается маршрут документа и результат его обработки. Согласно этому правилу не может быть двух и более разных документов с одинаковыми номерами.

Структура журнала входящих документов

Что из себя представляет книга учета корреспонденции? Унифицированного бланка журнала регистрации входящих документов не существует. Здесь каждой организации разрешается самостоятельно разработать оптимальную для себя форму, предусмотрев в ней графы для всей необходимой информации.

Примерная структура журнала, позволяющая обеспечить минимальный учет корреспонденции, содержит:

  1. Регистрационный номер. Код, состоящий из цифр или буквенно-цифрового обозначения, который присваивается письму при его поступлении в канцелярию. Аналогичный номер указывается на самом входящем документе: для этого предназначен правый нижний угол листа, где при получении ставится штамп или отметка о приеме.
  2. Дата получения документа.
  3. Отправитель письма.
  4. Название документа или его краткое описание – из содержания этого поля должно быть ясно, о чем идет речь в письме.
  5. Адресат – конкретный сотрудник или подразделение, для которого предназначена почта.

Если внутренних адресатов на предприятии много, желательно сделать столбец для отметок о передаче конечному получателю. Дополнительные графы, их число и наименования – на усмотрении организации с учетом специфики документооборота. Например, при активных коммуникациях с юридическими лицами и госорганами фиксируются и исходящие номера писем, присвоенные отправителями. Эта информация необходима для более точной идентификации документов при осуществлении обратной связи.

Наличие системы контроля за исполнением внешних запросов требует внесения фамилии лица, ответственного за обработку документа, указания срока работы и отметки об ее завершении. К дополнительным полям также относят перечень приложений, количество страниц, примечания и т.д.

Оформление журнала регистрации

Главные требования, предъявляемые к ведению журнала регистрации, таковы:

  1. Для всей входящей документации, подлежащей учету, в организации заводится единая книга, за заполнение которой отвечают конкретные работники. Ответственные лица назначаются распоряжением руководителя либо получают индивидуальный доступ к системе регистрации, если документооборот ведется программными средствами.
  2. Регистрационные номера присваиваются в порядке поступления корреспонденции, сплошной нумерацией с начала календарного года. Ежегодно нумерация начинается заново, но учет можно продолжать вести в том же журнале – чистый заводить не обязательно.

В остальном – учет входящей почты легко адаптируется под особенности делопроизводства организации. Предприятие само решает, в каком виде будет существовать журнал регистрации – «физическом» или электронном. И тот, и другой вариант одинаково легитимны, вопрос только в удобстве их применения.

Отмечать поступившие письма можно и в тетрадочке, но такая форма регистрации скорее подойдет маленькой частной фирме, а не серьезной компании с массой внешних коммуникаций.

Скачать образцы документов

Искать нужный документ и отслеживать его судьбу в многостраничном «гроссбухе» довольно затруднительно, поэтому большинство предприятий отказываются от этого «архаизма» и переходят на компьютерный учет.

Скачать журнал регистрации входящих документов  в электронной форме можно на нашем сайте. 

Не трудно и самостоятельно создать специальный файл в офисных программах (Word, Excel). Журнал в виде компьютерной таблицы позволяет быстро осуществлять поиск, сортировку, вставлять гиперссылки на электронные сообщения, размещать сканированные копии писем и т.д. Такой файл можно защитить от несанкционированного доступа и правки, тем самым, обеспечив ведение делопроизводства только уполномоченными лицами.

Однако полностью отказываться от обычного журнала не рекомендуется: его можно оставить для регистрации особо важных бумаг, подлежащих длительному хранению. Канцелярская книга, как долговременное хранилище данных о принятых документах, в данном случае предпочтительней, чем электронные носители.

Комментарии

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Что регистрируем?

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

  • рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
  • информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично") и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <1>.

<1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка "Лично"), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

  • наименование организации;
  • очередной порядковый номер;
  • дату поступления.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

—————————————¬
¦ ООО "Февраль" ¦
¦ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. ¦
L—————————————

Или же с помощью резинового штемпеля:

—————————————¬
¦ ООО "Февраль" ¦
¦ "__" ___________________ 20__ г. ¦
¦ Вх. N _______ ¦
L—————————————

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

Вх. N Дата
поступления
От кого
получен
Краткое
содержание
Резолюция Кому направлен Расписка
в
получении
Вх-29 16.01.2012 ОАО
"Бизнес
Портал"
г. Москва
Предложение
по аренде
складских
помещений
Подготовить
проект
договора
О.Е. Пироговой Пирогова

Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

  • подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
  • утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
  • заседания или принятия решения (для протоколов);
  • события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности "день месяца, месяц, год". День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

———————¬
¦ Исх. N 03-05/61 ¦
L———————

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

———————¬ ———————¬
¦ Исх. N К-05/61 ¦ или так ¦ Исх. N 61к ¦
L——————— L———————

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов "во внешний мир" к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

N
п/п
N и дата
исходящего
документа
Кому
адресован
документ
Краткое
содержание
Кем
подписан
Отметка об
исполнении
N дела,
куда подшит
документ

Как вести журнал входящей корреспонденции

12 N 01-16ю от
23.01.2012
Директору
ООО "Плюс"
г. Москва
Об участии
юристов
компании в
конференции
Директор Отправлен
почтой
03

Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Автоматизированная регистрация

Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

В заключение

Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству. Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо.

Т.Ю.Комиссарова

Эксперт журнала

"Отдел кадров

коммерческой организации"

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *